New way to work – wie Arbeitsmethoden sich durch Digitalisierung verändern

New way to work – wie Arbeitsmethoden sich durch Digitalisierung verändern

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Transformation

Die Komplexität einer digitalisierten Konsumwelt verlangt von Unternehmen heute extreme Schnelligkeit und Flexibilität, um sich ihrer Veränderungsgeschwindigkeit anzupassen. Doch können dies herkömmliche Organisationsstrukturen leisten? Ein Mind Change nur in Marketingabteilungen mit starker Kundennähe dürfte nicht ausreichen. Wir haben uns gefragt, inwieweit neue Arbeitsmethoden Unternehmen helfen können, die digitale Transformation intern mitzugestalten und Prozesse zu beschleunigen. Kann man hierdurch den Innovationsgeist gerade bei schnell wachsenden Unternehmen aufrechterhalten? Welche ist die richtige Herangehensweise bei der Implementierung der Methoden in meinem Unternehmen? Über agile Methoden wird zunehmend stark diskutiert, doch bleiben immer noch viele Fragen offen. Wir wollten Antworten und haben ein (sehr) agiles Projekt gestartet. Ein Erfahrungsbericht.

Die Geschwindigkeit, mit der Ideen und Trends umgesetzt, ausprobiert und angenommen oder verworfen werden, wächst stetig. Konsumenten ändern heute ihre Meinung wesentlich situativer und schneller als früher und machen sie damit schlechter vorhersehbar. Herkömmliche, starre Produktionsprozesse kollidieren auf einmal mit sehr viel Feedback auf Kundenseite. Um Frustration zu vermeiden, setzt man bei agilen Methoden auf transparente, im Team abgestimmte Prozesse mit vielen Zwischenschritten („Small Step Production“), von denen wann immer nötig abgewichen werden darf. Kurze Revisionsschleifen und enge Abstimmung untereinander und mit den Kunden halten die Produktentwicklung auf Kurs. Diese Flexibilität befähigt das Team, wesentlich spontaner auf Fehler zu reagieren und gleichzeitig das Produkt sehr nah am Markt entwickeln zu können.

Komplexe Produkte verlangen flexibles Arbeiten

Doch natürlich kann man nicht aus reiner Innovationslust bei jedem Projekt eine neue Arbeitsmethode erproben. Vielversprechend ist agiles Arbeiten hauptsächlich bei komplexen Produkten, bei denen die Produktanforderungen aus Nutzersicht sehr verschieden sind und die Endversion noch unbekannt ist. „Bei komplexen Produkten entstehen im Entwicklungsprozess plötzlich Fragen, die vorher gar nicht gestellt wurden, nun aber nach einer möglichst sinnvollen und schnellen Antwort verlangen“ weiß Entwickler und Squad-Mitbegründer Marius zu berichten.

Flexibilität befähigt das Team spontaner auf Fehler zu reagieren und das Produkt nah am Markt zu entwickeln.

Teams brauchen dafür eine flexible Arbeitsumgebung, die notwendigen Änderungen eine schnelle Abwicklung ermöglicht. „Wir bedienen uns agiler Methoden natürlich schon seit geraumer Zeit. Doch jetzt standen wir vor der Aufgabe, eine äußerst komplexe Anwendung weiterzuentwickeln.” Und so wurde ein völlig frei arbeitendes Team ins Leben gerufen: Das Squad.

 

Arbeiten mit Focus „Mensch“

Zunächste also schlossen sich einige Mitarbeiter mit externen Fachkräften zusammen. Alle kommen aus unterschiedlichen Fachrichtungen, sodass wertvolle Perspektiven und unterschiedliches Knowhow in die Entwicklung mit einfließen kann. „Wir beschlossen zudem, uns ohne Hierarchien und völlig transparent zu organisieren – ganz im Sinne einer echten „Engineering Culture“. Von Anfang an herrschte ein sehr offener Austausch, alle eingebrachten Ideen werden besprochen – für manchen eine Herausforderung, derart offen mit Kollegen umzugehen“ so Marius.

Wir beschlossen, uns ohne Hierarchien völlig transparent zu organisieren.

Jedem Teammitglied kommt eine wichtige Beobachterrolle zu – so werden Ungereimtheiten schnell erkannt und behoben. Alle stehen gemeinsam für Fehler des Einzelnen ein. „Diese Arbeitsweise erzeugt positiven Druck und spornt enorm an, gewissenhaft zu arbeiten. Feedback wird dankbar angenommen und als gegenseitige Hilfe gesehen, sich zu verbessern“ bemerkt Entwickler-Chef Nanosch.

Die Findungsphase – wie anfangen?

In den ersten Wochen erarbeitet man genau definierte Ziele, Regeln werden festgelegt, man stellt sich aufeinander ein. „Unsere Aufwärmphase war nicht immer einfach. Jeder im Team nimmt eine andere Rolle ein – wenn auch gleichberechtigt. So gingen die Vorstellungen durch unterschiedliche Kompetenzen anfangs noch stark auseinander. Wir konnten das aber relativ schnell lösen. Jeder von uns hat naturgemäß ein gutes Verständnis für disruptive Prozesse – wir leben hier ja quasi den digitalen Wandel” so Marius.

Regeln für agiles Arbeiten

Die Regeln und Prozesse hat das Team zu Beginn genau beschrieben und für die kontinuierliche Sichtbarkeit großflächige Bürowände in Beschlag genommen – auch das darf. Denn die Transparenz über alle Aufgabenschritte eines Jeden zahlt automatisch auf das Commitment des Einzelnen ein, zuverlässig angepeilte Ergebnisse zu liefern. „So stellen sich Zwischenerfolge viel früher ein als bei herkömmlichen Arbeitsmethoden. Jeder ist total motiviert und hat den gemeinsamen Erfolg eigentlich immer gut im Blick“ sind sich alle einig.

Schneller zum Ziel – wie?

Ob die vielen, kleineren Produktionsschritte die Produktentwicklung nicht verzögern würden, werden wir oft gefragt. Das Gegenteil ist der Fall: Je frühzeitiger ein Produkt auf Tauglichkeit überprüft wird, umso einfacher wird die Fehlerbehebung und kostensparender somit der Entwicklungsprozess. „Wir haben mehrfach unser initiales Modell über den Haufen geworfen, weil wir anfangs noch nicht das vollständige Verständnis dafür hatten – es musste sich einfach entwickeln“ bemerkt Designer Manuel. „Bei aktuellem Projekt, eine multifunktionale Publishing Plattform, greifen sehr viele Komponenten ineinander. Wenn wir erst am Ende einen Fehler in einer Komponente entdecken, benötigen alle anderen Features schlimmstenfalls eine Neuerung. Viel zu zeitaufwendig!“ Die Schwierigkeit liegt darin, dass die Funktionalität eines komplexen Produktes bei jedem Anwender einen anderen Charakter hat. Daher durchläuft bei agilen Arbeitsmethoden das Produkt in regelmäßigen, kurzen Abständen einen Nutzer-Test mit unterschiedlichen Anwendungssituationen – und der Fragestellung: Wird es vom Nutzer gut verstanden? Auch lassen sich solche Situationen mit Kollegen in Kundenrollen simulieren und Qualität, Look und Nutzerfreundlichkeit erproben.

Small Step Production Agile Arbeitsmethoden

Fail Friendlyness: offen gegenüber Fehlern sein

Anstatt sich auf Fehler-Vermeidung zu konzentrieren, kommt einer schnellen Fehlerbehebung („Fail Recovery“) entscheidende Bedeutung zu. „Es passieren mehr Fehler als bei herkömmlichen Arbeitsmethoden, jedoch sind sie erheblich kleiner und werden positiv, also freundlich angenommen“, gibt einer der Squad-Initiatoren zu verstehen. „Diese Vorgehensweise eliminiert kostspielige Übergabephasen. Unternehmen können ihren zeitlichen Aufwand in einer solchen Engineering Culture um Wochen reduzieren, weil viel häufiger parallel gearbeitet wird – man muss nicht auf die Ergebnisse des Kollegen warten, um mit dem nächsten Schritt fortzufahren.“

Fazit und Ausblick

Da die Erkenntnisse zu agilen Arbeitsmethoden ihren Ursprung im Softwarebereich haben, werden sie auch dort als erstes getestet. Es empfiehlt sich zu prüfen, ob sie mit Hilfe einer offenen Organisationsstruktur konsequent in andere Teams übertragen werden können. Mit typisch agilen Vorgehensweisen wie der Small Step Production können Produkte näher am Kunden entwickelt und schneller geliefert werden. Unser Management hat die weitestgehend autonome Entscheidungskompetenz des Squad-Teams von Anfang an unterstützt – erfolgreich, wie sich gezeigt hat: „Als Fortsetzung stellen wir seit Kurzem mit den wertvollen Insights aus unserem Squad das gesamte Convidera-Team auf „kollaborativ“ um – mit Focus auf horizontaler statt Top-Down-Kommunikation und stärkerer Einbindung von Kunden in unsere Projekte” so unser Geschäftsführer Michael begeistert. Mit einem Inkubator-Modell ist man bei der Convidera sogar noch einen Schritt weitergegangen – in Kürze hierüber weitere Berichte.

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