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Office Manager (in) - Köln

Wir suchen zeitnah geeignete Kandidaten für unsere offene Position des Office Managers und / oder Rezeptionist an unserem Campus in Köln.
Deine Aufgabe ist es ein angenehmes Arbeitsumfeld zu schaffen und zu erhalten, in dem vor allem ein hohes Level an Effektivität, Kommunikation und Sicherheit möglich ist. Du solltest ein Team-Player sein, der eine proaktive Anpack-Mentalität mitbringt. Hierbei ist uns ein hohes Maß an Zuverlässigkeit und eine zu jeder Zeit souveräne und strukturierte Arbeitsweise sehr wichtig.

Jobprofil – das sind die Aufgaben
• Empfang und Weiterleitung von Besuchern der Convidera am Empfangstresen
• Be- und Verarbeitung aller hereinkommender und rausgehender Post, Weiterleitung innerhalb des Hauses
• Telefonmanagement (inkl. Annahme, Weiterleitung und Notizaufnahme)
• Planung und Koordination von Besprechungen, Meetings und Terminen
• Besucherplanung und -koordination (Logistik, Kommunikation, Kalenderführung, Rezeption, Folgeplanung)
• Übersicht über Büroaktivitäten, um einen reibungslosen Ablauf und gesicherte Arbeitsbedingungen zu garantieren
• Management aller Lieferanten von Büroinventar, -materialien, Food & Beverages
• Planung und Einkauf von Büromaterial und anderem benötigten Zubehör
• Kommunikation und Einhaltung der Convidera Gesundheits- und Sicherheitsregeln
• Zusammenarbeit mit verschiedenen Teams innerhalb der Convidera, um Bedürfnisse zu benennen und Arbeitsbedingungen zu optimieren
• Aufsicht über die „Reinlichkeit“ der Bürogebäude und Durchsetzung eines aufgeräumten Arbeitsumfeldes
• Zusammenarbeit mit dem HR Bereich um die Büro- und Gebäuderegeln einzuhalten und wenn nötig durchzusetzen
• Planung von in-House Aktivitäten und gemeinsamen, außerhalb des Büros stattfindender Treffen wie Feiern und Konferenzen
• Vertrags- und Preisverhandlungen mit Lieferanten und Zulieferern
• Bindeglied zwischen Gebäudemanagement, Lieferanten und Sicherheitsdiensten, inkl. Reinigungskräften, Caterern und Hausmeistern

Anforderungsprofil – das solltest du mitbringen
• Nachgewiesene Erfahrung im Büromanagement, Empfangsdienst oder Administrative Assistenz
• Breites Wissen über Verantwortlichkeiten eines Büro Administrators, inklusiver entsprechender Systeme und Prozesse
• Gutes bis sehr gutes Wissen in allen gängigen Office Programmen (MS Excel, MS Powerpoint, MS Outlook im Besonderen)
• Gewohnter Umgang mit verschiedenen E-Mail Verteilern, Adressaten und Gruppen
• Exzellente Zeitmanagement Fähigkeiten, Begabung zum Multitasking und eigenständige Prioritätensetzung im Arbeitsablauf
• Ein wachsames Auge für Details und Problemlösungen, die Fähigkeit mehrere Aufgaben parallel zu verarbeiten ohne an der Qualität zu sparen
• Exzellente verbale und schriftliche Kommunikationsformen. Die Fähigkeit die perfekte Balance zwischen Empathie und Durchsetzungsvermögen zu finden
• Englisch und Deutsch fließend in Wort und Schrift
• Starkes Organisations- und Planungstalent in einem schnellen Arbeitsumfeld
• Einen kreativen Kopf mit einem permanenten Fokus darauf, das Arbeitsumfeld noch besser zu gestalten
• Hohe Zuverlässigkeit und Verantwortungsbewusstsein
• Einen Führerschein der Klasse 3 oder B
• Ein leidenschaftlicher Mensch mit einer positiven und dynamischen Persönlichkeit

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