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Assistenz / Office Manager (m/w/d) für unser Team in Köln Ehrenfeld

Wir suchen zeitnah geeignete Kandidaten für unsere offene Position der Assistenz / Teamassistenz mit Verantwortung für das Office Management an unserem Campus in Köln.
Deine Aufgabe ist es, für ein angenehmes Arbeitsumfeld zu sorgen, in dem vor allem ein hohes Level an Effektivität, Kommunikation und Sicherheit möglich ist. Du solltest ein Teamplayer sein, der eine proaktive Anpack-Mentalität mitbringt. Hierbei ist uns ein hohes Maß an Zuverlässigkeit und eine zu jeder Zeit souveräne und strukturierte Arbeitsweise sehr wichtig.

Deine Aufgaben
• Empfang und Weiterleitung von Besuchern der Convidera am Empfangstresen
• Be- und Verarbeitung aller hereinkommender und rausgehender Post, Weiterleitung innerhalb des Hauses
• Telefonmanagement (inkl. Annahme, Weiterleitung und Notizaufnahme)
• Planung und Koordination von Besprechungen, Meetings und Terminen
• Besucherplanung und -koordination (Logistik, Kommunikation, Kalenderführung, Rezeption, Folgeplanung)
• Übersicht über Büroaktivitäten, um einen reibungslosen Ablauf und gesicherte Arbeitsbedingungen zu garantieren
• Management aller Lieferanten von Büroinventar, -materialien, Food & Beverages
• Planung und Einkauf von Büromaterial und anderem benötigten Zubehör
• Kommunikation und Einhaltung der Convidera Gesundheits- und Sicherheitsregeln
• Zusammenarbeit mit verschiedenen Teams innerhalb der Convidera, um Bedürfnisse zu benennen und Arbeitsbedingungen zu optimieren
• Aufsicht über die „Reinlichkeit“ der Bürogebäude und Durchsetzung eines aufgeräumten Arbeitsumfeldes
• Zusammenarbeit mit dem HR Bereich um die Büro- und Gebäuderegeln einzuhalten und wenn nötig durchzusetzen
• Planung von in-House Aktivitäten und gemeinsamen, außerhalb des Büros stattfindender Treffen wie Feiern und Konferenzen
• Vertrags- und Preisverhandlungen mit Lieferanten und Zulieferern
• Bindeglied zwischen Gebäudemanagement, Lieferanten und Sicherheitsdiensten, inkl. Reinigungskräften, Caterern und Hausmeistern

Das bieten wir Dir:

- Ein hohes Maß an Eigenverantwortung und die Arbeit in einem super netten Team, das Dich sehr wertschätzt
- Ein familienfreundliches Arbeitsumfeld und regelmäßige Mitarbeiterevents
- Kompetente, internationale Kollegen, die Dich unterstützen und auf flache Hierarchien setzen
- Eine engagierte, lockere Unternehmenskultur ohne Dresscode mit frischem Obst, Wasser, Limo und Endlos-Kaffeepipeline
- Eine hochmoderne Arbeitsumgebung und stylishe Büros im Herzen von Köln Ehrenfeld mit Loft, Dachterrasse und Digital Campus

Das bringst Du mit:
• Nachgewiesene Erfahrung im Büromanagement, Empfangsdienst oder in administrativer Assistenz
• Breites Wissen über Verantwortlichkeiten eines Büro-Administrators, inklusive entsprechender Systeme und Prozesse
• Gutes bis sehr gutes Wissen in allen gängigen Office Programmen (MS Excel, MS Powerpoint, MS Outlook im Besonderen)
• Gewohnter Umgang mit verschiedenen E-Mail Verteilern, Adressaten und Gruppen
• Exzellentes Zeitmanagemen, Begabung zum Multitasking und eigenständige Prioritätensetzung im Arbeitsablauf
• Ein wachsames Auge für Details und Problemlösungen, die Fähigkeit mehrere Aufgaben parallel zu bearbeiten ohne an der Qualität zu sparen
• Sehr gute verbale und schriftliche Kommunikationsformen. Die Fähigkeit, die perfekte Balance zwischen Empathie und Durchsetzungsvermögen zu finden
• Deutsch und Englisch fließend in Wort und Schrift
• Starkes Organisations- und Planungstalent in einem schnelllebigen Arbeitsumfeld
• Einen kreativen Kopf mit einem permanenten Fokus darauf, das Arbeitsumfeld noch besser zu gestalten
• Hohe Zuverlässigkeit und Verantwortungsbewusstsein
• Einen Führerschein der Klasse 3 oder B
• Du bist ein leidenschaftlicher Mensch mit einer positiven und dynamischen Persönlichkeit?

Wir freuen uns auf Dich!

Bitte schicke deine aussagekräftigen Bewerbungsunterlagen unter Angabe deiner Gehaltsvorstellung per E-Mail an jobs@convidera.com

Dein Kontakt:

Judith Vielhaber, Head of HR
Convidera GmbH, Stolberger Str. 90 D ∙ 50933 Köln
Phone: +49 (221) 993 185 507

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