Die Challenge

Als Teil der ACO Gruppe, einer der Weltmarktführern im Segment Water-Tech, entwickelt und produziert ACO Haustechnik Entwässerungssysteme für gewerbliche Gebäude. Über 70 Mitarbeitende im Innen- und Außendienst betreuen Kunden mit individuellen Lösungen.

Viele Vertriebs- und Serviceprozesse waren von zeitaufwändigen, manuellen Tätigkeiten geprägt – darunter das Verfassen von Reiseberichten, das Sortieren von E-Mails und die Bearbeitung von Anfragen. Angebote sowie Preis- und Dokumentenanfragen wurden individuell bearbeitet. Die Folge:

• Hoher administrativer Aufwand und ungenutzte Vertriebskapazitäten

• Verzögerungen in der Kundenbetreuung durch lange Bearbeitungszeiten

• Fehlende Struktur in der Datenlage und Medienbrüche bei der Übertragung in interne Systeme (z. B. CRM)

Unsere Lösung

In einem Opportunity Space Workshop haben wir Verkaufs- und Serviceprozesse analysiert und so über 200 KI-Chancen identifiziert und priorisiert. Von diesen Chancen haben wir konkret drei Lösungen umgesetzt:

Sprachassistent für den Außendienst: Ein KI-gestützter Sprachassistent erleichtert die Erstellung von Reiseberichten und Datenabfragen per Sprachverarbeitung. Alle relevanten Informationen werden automatisch ins CRM übertragen. So hat der Außendienst weniger Verwaltungsaufwand und kann sich stärker auf den Vertrieb konzentrieren, während der Innendienst einfacher und schneller Angebote erstellen kann.

KI-gestützte E-Mail-Kategorisierung für den Service: Eine KI-Lösung analysiert eingehende E-Mails, erkennt den Anfrage-Typ und sortiert sie automatisch. Standardisierte Servicefälle werden sofort bearbeitet, während komplexe Anliegen priorisiert werden, um schnellere Reaktionszeiten und eine bessere Kundenbetreuung zu ermöglichen.

Bestandsanalyse für Wartungsverträge: Mithilfe von KI werden die Betreiber bestehender ACO Entwässerungsanlagen automatisch identifiziert – unabhängig davon, ob sie die ursprünglichen Käufer waren. So können gezielt Wartungsverträge angeboten und ungenutzte Umsatzpotenziale erschlossen werden.

Die Erfolge

• Mehr Effizienz im Innen- und Außendienst: Durch den KI-gestützten Zugriff auf technische Daten und die automatische Pflege von Kundendaten reduziert ACO den Bedarf an personellen Ressourcen. Diese können nun gezielt für umsatzrelevante Tätigkeiten eingesetzt werden.

• Strukturierte und produktivere Arbeitsabläufe: KI-gestützte Prozesse optimieren interne Abläufe, reduzieren manuelle Tätigkeiten und verbessern die Zusammenarbeit zwischen Innen- und Außendienst. Gleichzeitig entstehen neue Möglichkeiten für effizientere Serviceprozesse, wodurch langfristig eine nahtlose Abstimmung aller Bereiche erleichtert wird.

• Neue Umsatzpotenziale durch Wartungsverträge: Die Identifikation bestehender Anlagen ermöglicht eine gezielte Ansprache potenzieller Wartungskunden. Dadurch konnten bisher ungenutzte 7-stellige, jährliche Umsatzpotentiale erfolgreich erschlossen werden.

• Ganzheitliche KI-Transformation: Gemeinsam mit den Convidera KI-Experten und der Branchenexpertise von ACO werden wir die Digitalisierung von Vertrieb und Service bei ACO auch weiterhin vorangetrieben. Unser Ziel: Manuelle Aufgaben minimieren und neue Umsatzfelder erschließen.

  
  

"Der Sprachassistent ist ein hervorragendes Beispiel dafür, wie künstliche Intelligenz unseren Arbeitsalltag effizienter macht. Gemeinsam mit Convidera haben wir bereits viele weitere vielversprechende Ideen entwickelt. Mit Convidera als verlässlichem und zukunftsorientiertem Partner treiben wir diese Transformation gezielt voran."

Andy Friedrich
Leiter Vertrieb Innendienst & Anwendungstechnik | ACO Haustechnik